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Durch tagaktuelle Erfassung der eingehenden Angebote wird die Absicherung der Maklercourtagepflicht unterstützt. Mit automatisch erstellten Absageschreiben werden zeitaufwendige Prozesse in der Angebotsbearbeitung effizienter.

Alle Informationen zu interessanten Standorten wie Bilder, Dokumente, Wett-bewerber und Umfelddaten können erfasst und für Entscheidungsvorlagen aufbereitet werden. Auf dieser Grundlage können Verhandlungen begleitet und parallel Machbarkeitsprüfungen sowie Wirtschaftlichkeitsbewertungen initiiert werden. 

Unternehmensweit gültige Bewertungsmodelle können auf Kennzahlen eines Standortes angewandt werden. Zudem lassen sich auch objektbezogene Fragestellungen unter regionalen Vorgaben betrachten. 

Alle Objekte mit Adressbezug sind mit dem integrierten ©Map&Guide-Kartenmodul oder alternativ über webbasierte Mappingtools visualisierbar. Ergänzt mit umliegenden POIs (Point of  Interests) wie Parkhäuser, Hotels u.ä. ist das gesamte Umfeld einer Filiale mit Wettbewerbern, Ankermietern etc. individuell darstellbar. 

Mit erfolgreichem Abschluss der Verhandlungen werden Standorte automatisiert in Filialen überführt. Dabei erfolgt die Übergabe der Datenbereiche wie z.B. Adressen, Nummernstrukturen oder Vertragsadressen automatisch an das Filialobjekt und stehen somit für die weitere Bearbeitung durch die Objektverwaltung zur Verfügung.

Die Grundlage für maximale Transparenz und Sicherheit beim Bauen und Einrichten bildet eine auf den Anwendungsfall abgestimmte Termin- und Kostenplanung mittels integriertem Projekt- und Budgetmanagement. 

Im Projektmanagement werden zeitliche Zusammenhänge durch Terminketten abgebildet. Verantwortlichkeiten werden zugeordnet und, wenn gewünscht, eine tagesbezogene Terminüberwachung mit Eskalationswegen aktiviert.

Das Budgetmanagement ermöglicht auf Basis von PLAN-Zahlen die budgetierte Auftragsvergabe und die Steuerung nachfolgender Abrechnungen. Bei Bedarf können entsprechende Anpassungen vorgenommen werden.

Zusätzlich lassen sich aus Einrichtungsvarianten Aufträge an Lieferanten ableiten, die aus den Stücklisten der Einrichtungsplanung zur Verfügung stehen. Gemeinsam mit den Aufträgen der Baugewerke mündet die nachfolgende Bearbeitung von Lieferscheinen und Rechnungen in einem umfassenden Belegwesen. Dieses kann wiederum Grundlage für die elektronische Übergabe von Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung sein.

Abbildung von Fristen- und Kostenanpassungen Berücksichtigung finden.

Die Bereiche Mietvertrag, Versorgung/Entsorgung und Servicevertrag stellen besondere funktionelle Ausprägungen bereit. 

Weitere Vertragsformen wie Unternehmensvertrag, Reinigungsvertrag, Dienstleistungsvertrag oder auch Vereinbarungen können ebenfalls im vollen Umfang abgebildet werden. Je nach Bedarf können Anpassungen entsprechend der individuellen Anforderungen vorgenommen werden.

Mietvertrag

Durch strukturierte Datenbereiche wird die Erfassung aller mietvertraglichen Grunddaten erleichtert. Auch kundenspezifische Vertragsinhalte, wie z.B. Betreiberpflichten oder Baukostenzuschuss können einfach ergänzt werden.

Die verschiedenen Fristarten mit ihren automatischen und manuell generierten Wiedervorlagen sind Basis für ein aktives Fristenmanagement. Dabei werden die unternehmerischen Entscheidungen durch Erinnerungs- und Eskalations-prozesse unterstützt. Ergänzt wird dies durch die Nutzungsmöglichkeit stan-dardisierter Fristenreports für die operative Arbeitsabstimmung.

Es sind alle vertraglich vereinbarten Kosten- bzw. Erlöse abbildbar. Zukünftige zeitpunktbezogene Anpassungen sind ebenfalls berücksichtigt. Aus diesen Daten sind zyklische Buchungsläufe initiierbar und können über intelligente Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung übertragen und dort elektronisch verarbeitet werden. Sie lösen damit bisherige manuelle Informationsübermittlungen vollständig ab.

Die Varianten wertgesicherter Kosten bzw. Erlöse können in umfassender Ausprägung abgebildet werden. Durch die zentrale Preis-Index-Verwaltung werden zeitpunktbezogen vereinbarungsgemäße Anpassungen berechnet und zur Aktivierung vorgeschlagen.

Weitere Vereinbarungen zu Nebenkosten bzw. Umsatzmieten können hinterlegt und für Nebenkosten- und Umsatzmietabrechnungen herangezogen werden.Hierbei werden geleistete Zahlungen zur Ermittlung resultierender Abrechnungs-beträge einbezogen.

Versorger / Entsorger

Die Abbildung von Versorgungsleistungen muss die Konstellation von über-greifenden Rahmenverträgen, als auch objektbezogenen Einzelvereinbarungen leisten. Besonderheiten von Rahmenverträgen wie laufende An- und Abmeldun-gen von Einzelobjekten sind gegenüber einem übergeordneten Vertrags- und Fristenmanagement erfüllt. Innerhalb der objektbezogenen Einzelbetrachtungen sind individuelle Merkmale zu Zähler und Versorgungsformen dargestellt.

Das hinterlegte Abrechnungsverfahren berücksichtigt Rahmenvereinbarungen sowie die objektbezogene Gestaltung von Abschlägen und Monats-/Jahres-abrechnung mit Zuordnung der individuellen Verbrauchsmengen und -kosten.
Diese Werte gelangen über eine EDIFACT/EDI-Schnittstelle in einen sachlichen Prüfprozess und können nach Freigabe über die o.g. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung übertragen und dort elektronisch verarbeitet werden. Hierdurch werden sowohl Erfassungs- als auch Informationsübermittlungen elektro-nisch automatisiert.

Ein weiterführendes Zählercontrolling mit Vergleich von geschätzten Verbrauchs-werten und verbundenen Zwischenablesungen ergänzt das Risikomanagement. Dies ermöglicht die Kalkulation von entsprechenden Rückstellungswerten. 

Die Abbildung von Entsorgungsleistungen greift den strukturellen Ansatz aus dem Bereich Versorger auf. Dadurch können im Ergebnis ebenfalls Entsorgungsmengen und -kosten objektbezogen erfasst bzw. übernommen, geprüft und abgerechnet werden. Dabei finden unterschiedlichste Entsorgungsarten, -einheiten und -zyklen Berücksichtigung.

Innerhalb dieser Strukturen lassen sich dann die verschiedenen inventarspezifischen Merkmale, Garantieregelungen sowie Zugangs- und Abgangsdaten für die Anlagenbuchführung erfassen.

Durch die gleichzeitige Zuordnung zu Filialen und Verträgen ist jederzeit eine transparente Sicht aus allen Betrachtungsebenen gewährleistet. Fragestellungen wie z. B. welches Inventar sich in welcher Filiale befindet und welchem Vertrag diese unterliegen bzw. welche Lieferantenvereinbarungen hierzu gelten, sind für alle Sach- und Leitungsebenen wie Einkäufer, Bauleiter, Instandhalter etc. abrufbar.

Bei den Verweisen auf Störungsmeldungen und Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich Aussagen über Ausfallhäufigkeiten und Zusatzkosten im Rahmen von Instandhaltungsmaßnahmen hinterlegen. Diese können für nachfolgende Vertrags- als auch Einkaufsentscheidungen hinzugezogen werden.

Die Aktualität der objektbezogenen Zuordnung des Inventars wird durch ein umfangreiches Umzugsmanagement ergänzt. Hier können Inventarbewegungen innerhalb des Filialnetzes, aber auch Zu- und Abgänge geplant, freigegeben und stichtagsbezogen umgesetzt werden. Somit ist ein in allen notwendigen Facetten nachvollziehbares Termin- und Kostencontrolling gesichert.

Zusätzlich werden hier spezielle Regelungen zu Service Level Agreements mit Reaktionszeiten und speziellen Kostenregelungen erfasst.

Weiterhin ist eine Kombination von Inventar- und objektbezogenen Zuordnungen möglich. Diese erlauben es, Mengen und Kosten zu einem Objekt und einem Inventargegenstand, wie z. B. Klimageräte, Kassen etc. zu erfassen, zu prüfen und abzurechnen. Dabei werden beliebige individuelle Servicearten, -einheiten und -zyklen unterstützt.

Ein umfangreiches Standardcontrolling ermöglicht die Auswertung von Service-häufigkeiten, vergleichenden Kosten und Mengen in Bezug auf Objekte, Regionen und/oder Einrichtungsgegenstände.

zentralen Verwaltungseinheiten diese Aufgabenstellungen handhaben können. Dies muss mittels ganzheitlicher Informationsübermittlungen ohne Systembrüche schnell und ohne große Zeitverluste möglich sein.

Zur Absicherung solch übergreifender Kommunikationsprozesse stehen webbasierte Schnittstellen (WebServices) für die externe Kommunikation mit Filialen und dezentralen Mitarbeitern über das unternehmenseigene Intranet bereit. Parallel ermöglichen Systemschnittstellen zum Mailsystem des Vertragsmanagements einen aktiven Austausch von Informationen und deren Rückmeldung. 

Die Störungserfassung orientiert sich an der strukturierten Meldungsannahme mit der Unterstützung von Katalogisierung von Störungen sowie der direkten Zuordnung von mietvertraglichen Regelungsinhalten. Diese kompakte Informationsdarstellung ist die Basis für eine schnelle Ableitung von Entscheidungen und die Initiierung der nächsten Schritte durch die Fachabteilung. 
Die gewählte Reaktion kann als aktive Rückmeldung wiederum über die beschriebenen Kommunikationswege an die Filiale erfolgen. 

Die Ableitung der weiteren Maßnahmen erfolgt auf Basis der Störungsinformationen z. B. durch Übergabe an die Mietvertragsabteilung zur Instandsetzung durch den Vermieter oder durch Auslösen eigener Instandsetzungsmaßnahmen. Außerdem kann der Versicherungsbereich zur Schadenserfassung und -weiterverfolgung einbezogen werden.

Hierfür bestehen wiederum Möglichkeiten der terminlichen Planung und Über-wachung mit einem aktiven Wiedervorlagemanagement und der Einbindung diverser Rückmeldungsmöglichkeiten zwischen der Zentrale, den Filialen als auch den Dienstleistern.

Die Auftragsvergabe und Abrechnung eigeninitiierter Maßnahmen ist über das eingebundene Auftrags- und Rechnungswesen nachvollziehbar. Ebenso kann ein Kostencontrolling über ein Budgetmanagement mit PLAN-IST-Vergleichen eingebunden werden.

Abgerundet wird das Thema Instandhaltung über die Einbindung der Schadensmeldung mit strukturierten Erfassungsmasken. Meldeformulare und Termine für die Kommunikation mit Versicherungen und staatlichen Institutionen wie z.B. Polizei sind daraus ableitbar. Über das Berichtswesen ist die Überwachung von Schadens- und Regulierungsquoten gewährleistet.

Organizer

Der Organizer ist das persönliche Steuercockpit des Benutzers. Er hält eine individuelle Zusammenstellung der anstehenden Geschäftsprozessaufgaben undWiedervorlagetermine bereit. Zusammengefasste Informationen helfen dem Benutzer die für ihn zusammengestellten Aufgaben und Termine fachlich einzuordnen. 
Dabei steht es dem Benutzer frei, zur Bearbeitung in die Detailebene der Fachthemen einzusteigen oder die Weiterführung/Erledigung im Organizer vorzunehmen. Die Leitungsebene behält über den Organizer den fachlichen Gesamtüberblick über alle Termine und Aufgaben. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, in Einzelfragen über das Eskalationsmanagement regulierend einzugreifen. 

Informationsauswertung

Die Auswertungsmöglichkeiten der im System vorhandenen Daten sind an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Informationsempfänger ausgerichtet.
Das standardisierte Berichtswesen kann in Form und Inhalt wiederkehrende Auswertungen liefern wie z.B. Fristenlisten, Expansionsexposés oder Mietvertragsdatenblätter. Die Berichte zielen insbesondere auf regelmäßig stattfindende Arbeitstreffen und auf abgestimmte Entscheidungsvorlagen eines einheitlichen Vorlagewesens ab.

Die Erstellung flexibler Listen im Sinne schneller Adhoc-Abfragen ist mit dem integrierten „Informer“ möglich. Ausgehend von einer wählbaren Themenstruktur können Listen in ihrem Zeilen- und Spaltenaufbau frei zusammengestellt werden. Dabei wird das jeweilige Ergebnis dem Benutzer sofort angezeigt. Spezielle Kenntnisse der Datenstruktur sind nicht erforderlich. Insofern ist dieser Ansatz sehr gut für informative Programmbenutzer z. B. aus dem Bereich Controlling oder auch Management geeignet. Abfragen wie z. B. eine Liste aller laufenden Mietverträge mit den aktuellen Kosten oder eine Liste der aktuell verhandelten Standorte einer bestimmten Region sind in wenigen Augenblicken zusammengestellt. Listendefinitionen zu wiederkehrenden Fragestellungen können benutzerbezogen gespeichert und jederzeit mit aktuellen Ergebnissen abgerufen werden. Außerdem können die Ergebnisse direkt an Microsoft Excel übergeben und dort weiterverarbeitet werden. 

Flexible Datenanalysen sind auf Grundlage verfügbarer Datenanalysepakete möglich. Diese beinhalten die Zusammenstellung, Aufbereitung und Gegenüberstellung von Merkmalen wie Flächen, Kosten oder auch Mengen. Dies erfolgt im Sinne einer vergleichenden Analyse in die Vergangenheit als auch einer Simulation künftiger Entwicklungen. So können Aussagen über Kostenund Mengensteigerungen getroffen werden, die auf vorhandenen IST-Werten und im System bekannten Annahmen zu künftigen Entwicklungen basieren. 
Damit lassen sich jährliche Planungsaufwände signifikant minimieren und fundierte Planungsaussagen absichern.

Nach Bedarf können die Datenanalysepakete zur Nutzung in vorhandene Datawarehouse- bzw. Managementinformationssysteme bereitgestellt werden. Die Einbindung kann bei Bedarf im vollen Umfang auf Basis einer Standardlösung mit Microsoft Excel Integration erfolgen.